Selasa, 28 Februari 2012

beberapa contoh proyek TI yang mengalami kegagalan dan kesuksesan

Nama : Moch IMron ROsyadi

NRP   : 5210100073

Kelas  : MPTI - B

 

PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

Pada pertemuan mata kuliah MPTI kali ini, yaitu pada hari jum'at tanggal 24 February 2012 kita kedatangan tamu dari Jurusan Teknik SIpil ITS yang bernama Bpk. Tri Wahyu Adi , Phd. Pada pertemuan kali ini belisu sksn berbicara dalam hal menajemen proyek pada kuliah MPTI di SI.

Yang pertama beliau menjelaskan tentang apa itu definisi tentang Proyek TI . Proyek IT adalah sebuah proyek yang dijalankan dengan membutuhkan resource seperti hardware, software, dan jaringan. Dalam menjalankan sebuah proyek, tentunya memerlukan biaya untuk kebutuhan sebuah proyek tersebut. Kedalam proyek teknologi informasi membutuhkan biaya yang lebih, karena perangkat-perangkat TI tergolong cukup mahal. dalam penyelesaian sebuah proyek, ada proyek yang mengalami kesuksesan, da nada juga yang mengalami kegagalan. 

 

Faktor yang yang mempengaruhi jalannya sebuah proyek adalah sebagai berikut :

  • Sumber daya manusia yang memiliki kemampuan dalam bidang Proyek IT.
  • Proses pengerjaan proyek harus sesuai dengan batasan-batasan yang telah ditentukan
  • memiliki tujuan yang spesifik
  • penghitungan biaya yang akan di keluarkan dalam sebuah proyek akan dihitung di awal   
          
           Sebuah proyek IT bisa dikatakan sukses apabila berjalan tepat waktu, biaya sesuai anggaran atau dibawah anggaran dan sistem bekerja sesuai kebutuhan. Biasanya jika salah satu kriteria yang ada tidak terpenuhi seperti over budget dan penyelesaian melebihi batas waktu, maka proyek IT tersebut sudah bisa dibilang gagal. 

PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

PMBOK adalah sebuah pendekatan praktis yang dimaksudkan sebagai panduan (guideline) yang pada akhirnya menjelma menjadi standar pengelolaan project. Terminologi dan panduan yang ada pada PMBOK dibuat generik, dalam arti tidak hanya untuk industri tertentu saja, tetapi dapat diterapkan secara praktis pada semua tipe industri.
Di dalam PMBOK terdapat 2 terminologi yang sangat penting, yaitu: Process Group dan Knowledge Area, yang secara singkat dapat dideskripsikan sebagai berikut:
  • Process Group adalah aktifitas yang dilakukan untuk menjalankan project (action taken to do project). Dalam PMBOK terdapat 5 process group:
  1. Initiating
  2. Planning
  3. Executing
  4. Controlling and Monitoring
  5. Closing
  • Knowledge Area adalah hal-hal yang perlu diketahui untuk melaksanakan proses tersebut


1. Scope Management
Dalam Scope management ini seorang project manager harus mengerti benar lingkungan projectnya melingkupi hal-hal apa saja.  Hal ini sangat penting dilakukan karena akan berkaitan dengan apa-apa saja yang harus dikerjakan dan merupakan tanggung jawabnya dan hal apa saja yang di luar tanggung jawabnya




 2. Cost Management


Pembahasan dalam cost management ini nantinya menyangkut perkiraan terhadap biaya yang akan dipakai dalam project.




 3. Human Resource Management


Penting artinya ketika seorang manager akan mengerjakan sebuah project dan memperkirakan kebutuhan sumber daya dan juga kemampuan dari personelnya untuk mengerjakan project.  Hal ini nantinya berpengaruh juga terhadap time dan juga cost yang harus dikeluarkan.




 4. Risk Management


Ilmu yang mempelajari tentang resiko yang dimungkinkan akan muncul dalam sebuah project sehingga diharapkan ketika resiko yang tidak diinginkan tersebut muncul maka manager telah siap dengan solusi yang telah dibuat sebelumnya.




 5. Integration Management


Hal yang menjadi pengikat antar 9 area



Refrensi :

http://www.yancy.org/research/project_management/integration.html
http://www.bsi-emea.com/Integrated+Management/Overview/index.xalter

Senin, 27 Februari 2012

Tugas 2 – Outsourcing Projects dan Smaller IS Project

Anggota kelompok :
Rio Huda Saputra        (5210100043)
Moch. Imron Rosyadi   (5201000073)
kelompok 4C

Outsourcing Management System
Pengertian
Terdapat berbagai definisi mengenai outsourcing saat ini. Definisi outsourcing menurut Suwondo (2003) yang dikutip oleh Dani (2010) adalah “pendelegasian operasi dan manajemen operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar (pihak perusahaan outsourcing).”. Sedangkan menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003) yang kembali dikutip oleh Dani (2010) definisi outsourcing adalah “penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan berkelas dunia”. Sedangkan definisi lain menurut Pfannenstein dan Tsai (2004) yang dikutip oleh Diah (2008) outsourcing adalah “memindahkan pekerjaan suatu perusahaan kepada pihak lain dalam waktu yang tertentu”.
Dari semua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa dengan melakukan outsourcing maka terdapat pekerjaan yang diserahkan kepada pihak lain dalam jangka waktu tertentu. Umumnya pekerjaan yang di-outsourcing-kan adalah pekerjaan yang sifatnya sebagai penunjang. Tujuannya adalah untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan tenaga kerja internal organisasi dapat fokus untuk melaksanakan pekerjaan intinya (core business). Menurut Dani, (2010) outsourcing mempengaruhi suatu organisasi secara keseluruhan dalam hal bentuk organisasi, pekerja, cara operasional, serta cara pengukuran.


Tantangan
Masalah Umum Yang Terjadi Dalam Penggunaan Outsourcing
  • Pekerja kontrak yang kurang berorientasi pada perusahaan
  • Proses tawar-menawar yang panjang
  • Waktu respon untuk problem yang lebih panjang
  • Kehilangan kontrol atas fungsi yang di outsource
  • Pekerja-pekerja berkualitas rendah
  • Sulit mengubah vendor
  • Mengurangi kualitas
  • Membuang waktu untuk mengawasi kontrak
  • Level pelayanan yang rendah
  • Meningkatkan penggantian karyawan
  • Menaikkan biaya
  • Mempersulit pembelian

Di dalam project ini pun terdapat berbagai resiko yang ada, yaitu :
  1. Keuntungan tidak diperoleh secara cepat, tidak diperoleh dalam jumlah yang cukup signifikan
  2. Akses tidak diperoleh karena pemberi jasa tidak menunjukkan kinerja perusahaan kelas dunia
  3. Suntikan kas ternyata Beret atau tidak diperoleh sama sekali karena perusahaan pemberi jasa mengalami kesulitan keuangan
  4. (core business) Biar lebih kompetitif tujuannya.
  5. Sumber daya mungkin harus ditransfer ke atau diperlukan oleh perusahaan pemberi jasa, sehingga tetap kekurangan sumber daya
Contoh studi kasus Outsourching IT :
Perkembangan outsourcing di Indonesia sangat lambat (Suwondo, 2003). Banyak perusahaan besar yang belum menerapkan sistem outsourcing, sehingga perusahaan penyedia jasa outsourcing di Indonesia relatif tidak banyak. Saat ini Indonesia sangat membutuhkan perusahaan-perusahaan outsourcing untuk menarik investor asing. Salah satu alasan strategis yang populer untuk melakukan outsourcing adalah membagi resiko usaha, sehingga resiko menjadi lebih kecil. Hal ini akan menarik investor asing untuk melakukan usaha di Indonesia.  Walaupun demikian jasa outsourcing yang mulai populer di Indonesia antara lain: security guard, cleaning service, mobil dan supir, security transportation, peralatan berat dan operatornya, pembukuan / keuangan dan Teknologi Informasi.
Menurut Sekjen Asosiasi Bisnis Alih Daya Indonesia, Sapto Satriyudo, (2007), volume bisnis industri alih daya (outsourcing) nasional dapat melampaui Rp 200 miliar per tahun. Angka ini di perkirakan terus naik di masa mendatang seiring kenaikan permintaan sumberdaya manusia berkualitas, baik dalam maupun luar negeri. Ditambahkan juga bahwa  tren global saat ini yang lebih memilih menggunakan sumberdaya manusia dari outsourcing memberi potensi pertumbuhan industri nasional untuk berekspansi. Tiap tahun pertumbuhan industri outsourcing ini naik 30 %.
Kementrian Negara Riset dan Teknologi (2002) pada websitenya menyatakan tentang IT Outsourcing yang   pengelolaannya tidak mudah. Kenyataan bagi kebanyakan perusahaan finansial, TI bukanlah merupakan fungsi yang menjadi keunggulan bisnis. Sehingga merupakan suatu pilihan logis bagi perusahaan finansial untuk menyerahkan pengelolaan divisi TI-nya kepada pihak ketiga yang memang memiliki kompetensi di bidang tersebut. Tujuan utama melakukan IT outsourcing (alih daya) adalah agar perusahaan dapat memfokuskan diri pada layanan inti dan keunggulan daya saingnya. Di samping itu, IT outsourcing juga memberikan berbagai nilai tambah lainnya, seperti peningkatan unjuk kerja (performance) operasional TI, tersedianya TI yang responsif dan siap mendukung kebutuhan bisnis, yang pada akhirnya akan dapat meningkatkan daya saing perusahaan. Alih daya ini dapat dibagi ke dalam tiga kategori, yaitu dari segi infrastruktur teknologi, aplikasi bisnis dan bisnis proses. Bila ketiga-tiganya diterapkan, maka suatu transformational outsourcing terjadi. Meskipun manfaat IT outsourcing sangat menarik, perlu disadari bahwa hal ini bukanlah proses yang mudah. Pemilihan vendor outsource haruslah dilakukan dengan cermat, dengan memperhatikan berbagai kriteria berikut:
  1. Pemahaman terhadap kebutuhan bisnis klien
  2. Pengalaman dan kompetensi sumber daya manusia
  3. Adanya business case yang jelas
  4. Adanya perjanjian service level yang jelas
  5. Reputasi dan komitmen perusahaan outsourcer, mengingat kontrak IT outsourcing biasanya dilakukan untuk jangka panjang.

Kesimpulan
Kesuksesan Keunggulan Kompetitif suatu organisasi dengan menerapan IT Outsourcing, berdasarkan pertimbangan penerapan praktek-praktek outsourcing yang baik dapat menggunakan outsourcing life cycle yang dikembangkan oleh IT Governance Institute atau menggunakan PMBOK (Project Management Body of Knowledge) khususnya Procurement Management dan juga gabungan keduanya, semua kegiatan outsourcing dipengaruhi juga oleh triangle constraint (scope, cost dan time), komponen infrastruktur (people, process, technology) dan empat frame organisasi, untuk mencegah potensial resiko, sehingga organisasi dapat focus terhadap core businessnya.

http://www.indiasoftwaredevelopment.com/offshore-outsourcing-case-studies.asp
http://www.mygreenworld.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/outsourcing-management-on-information-system


Smaller IS

Smaller IS adalah jenis khusus dari manajemen proyek IT dengan skala kecil . Proyek ini ditandai oleh faktor-faktor seperti durasi pendek, ukuran anggaran dan keseimbangan antara waktu untuk memberikan proyek itu sendiri dan waktu untuk mengelola proyek itu sendiri.
Smaller IS Project memiliki rencana dasar yang bertujuan untuk membuat customer dan supplier mengerti tentang macam-macam tugas yang akan diambil alih dan mengemas informasi untuk dikeluarkan dari proyek tersebut dengan bar-chart yang sangat sederhana. Namun, apabila proyek yang diambil alih memiliki skala yang sangat kecil sekali, maka informasi yang dikeluarkan dikemas hanya dalam susunan tugas-tugas yang telah diselesaikan.
Jika dipandang dari segi laporan, pada Smaller IS Projects model pengiriman laporannya dilakukan secara rutinitas sesuai kinerja yang telah dilakukan.


Tantangan-tantangan yang ada apabila menggunakan Smaller IS yaitu :
  1. Proyek harus dilakukan dengan cepat, sehingga kebijakan harus tepat
  2. Sumber daya manusia harus khusus dan ahli pada bidangnya, karena pembagian job desk pada tim sangat sulit

Studi Kasus
Ada sebuah Universitas X sedang menghadapi system monitoring kerja praktek . Kendala yang dihadapi adalah para mahasiswa mengalamu kesulitan dalam menentukan tempat KP, perijinan KP, nilai KP, dan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan KP . Kemudian ada dosen yang membuat tentang software monitoring KP .
Dosen IT mulai merancang pembuatan software monitoring KP dengan mengimplementasikan seluruh data dari mahasiswa, dosen pembimbing, tempat KP, perijinan, jadwal KP, nilai, jadwal seminar, serta jadwal-jadwal yang lain yang berhubungan dengan KP dan dapat digunakan untuk semua mahasiswa dengan mudah karena berbasis web dan dosen tersebut menjadi admin dari software tersebut.

www.marketwatch.com/thetell/2012/02/09/whole-foods-smaller-is-more-profitable/

Minggu, 19 Februari 2012

Management Project

Pada bab ini banyak orang yang menjalankan suatu proyek sesuai dengan yang di rancanakana dan juga kebanyakan suatu proyek melibatkan IT, namun ada juga yang tidak menggunakannya.Dan ini kita membahas perbedaan apa saja yang terdapat dalam suatu proyek dengan menggunakan IT dan non-IT

Proyek non-IT
pada proyek non-IT tidak lah serumit pada proyek IT . Didalam proyek non-IT masalah keuangan bisa diperkirakan dan juga waktu bisa sesuai dengan apa yang di harap kan . Pada proyek non-IT masalah desain teknologi dan sifat jaoh berbeda, di sini desain dapat mudah ditentukan sehingga para pekerja tidak membuat susah dan perusahaan bersifat pasif 



Proyek IT
Manajemen proyek IT adalah aplikasi dari metodologi dan pengetahuan lain, ketrampilan, perangkat, dan teknik untuk aktivitas proyek.
Meskipun proyek berubah-ubah menurut ukuran, ruang lingkup, durasi waktu, dan keunikan, beberapa proyek mengacu pada tiga karakteristik siklus hidup:
1. Tingginya risiko dan ketidak pastian saat memulai proyek tersebut.
2. Tingginya kemampuan dari pemegang saham untuk mempengaruhi keperluan produk dan biaya proyek saat memulai proyek tersebut.
3. Rendahnya biaya dan mutu yang disusun saat memulai proyek dan tingginya biaya akhir proyek ke depan, dan mereka menurun dengan cepat sebelum proyek tersebut berakhir.
Ahli manajemen proyek juga membedakan antara manajemen proyek dan manajemen program. Manajemen program secara khas mengacu pada suatu karya jangka panjang dalam menyusun berbagai proyek.