Tugas 2 – Outsourcing Projects dan Smaller IS Project

Anggota kelompok :
Rio Huda Saputra        (5210100043)
Moch. Imron Rosyadi   (5201000073)
kelompok 4C

Outsourcing Management System

Pengertian
Terdapat berbagai definisi mengenai outsourcing saat ini. Definisi outsourcing menurut Suwondo (2003) yang dikutip oleh Dani (2010) adalah “pendelegasian operasi dan manajemen operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar (pihak perusahaan outsourcing).”. Sedangkan menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003) yang kembali dikutip oleh Dani (2010) definisi outsourcing adalah “penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan berkelas dunia”. Sedangkan definisi lain menurut Pfannenstein dan Tsai (2004) yang dikutip oleh Diah (2008) outsourcing adalah “memindahkan pekerjaan suatu perusahaan kepada pihak lain dalam waktu yang tertentu”.
Dari semua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa dengan melakukan outsourcing maka terdapat pekerjaan yang diserahkan kepada pihak lain dalam jangka waktu tertentu. Umumnya pekerjaan yang di-outsourcing-kan adalah pekerjaan yang sifatnya sebagai penunjang. Tujuannya adalah untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan tenaga kerja internal organisasi dapat fokus untuk melaksanakan pekerjaan intinya (core business). Menurut Dani, (2010) outsourcing mempengaruhi suatu organisasi secara keseluruhan dalam hal bentuk organisasi, pekerja, cara operasional, serta cara pengukuran.


Tantangan
Masalah Umum Yang Terjadi Dalam Penggunaan Outsourcing

• Pekerja kontrak yang kurang berorientasi pada perusahaan
• Proses tawar-menawar yang panjang
• Waktu respon untuk problem yang lebih panjang
• Kehilangan kontrol atas fungsi yang di outsource
• Pekerja-pekerja berkualitas rendah
• Sulit mengubah vendor
• Mengurangi kualitas
• Membuang waktu untuk mengawasi kontrak
• Level pelayanan yang rendah
• Meningkatkan penggantian karyawan
• Menaikkan biaya
• Mempersulit pembelian

Di dalam project ini pun terdapat berbagai resiko yang ada, yaitu :

1. Keuntungan tidak diperoleh secara cepat, tidak diperoleh dalam jumlah yang cukup signifikan
2. Akses tidak diperoleh karena pemberi jasa tidak menunjukkan kinerja perusahaan kelas dunia
3. Suntikan kas ternyata Beret atau tidak diperoleh sama sekali karena perusahaan pemberi jasa mengalami kesulitan keuangan
4. (core business) Biar lebih kompetitif tujuannya.
5. Sumber daya mungkin harus ditransfer ke atau diperlukan oleh perusahaan pemberi jasa, sehingga tetap kekurangan sumber daya

Contoh studi kasus Outsourching IT :
Perkembangan outsourcing di Indonesia sangat lambat (Suwondo, 2003). Banyak perusahaan besar yang belum menerapkan sistem outsourcing, sehingga perusahaan penyedia jasa outsourcing di Indonesia relatif tidak banyak. Saat ini Indonesia sangat membutuhkan perusahaan-perusahaan outsourcing untuk menarik investor asing. Salah satu alasan strategis yang populer untuk melakukan outsourcing adalah membagi resiko usaha, sehingga resiko menjadi lebih kecil. Hal ini akan menarik investor asing untuk melakukan usaha di Indonesia.  Walaupun demikian jasa outsourcing yang mulai populer di Indonesia antara lain: security guard, cleaning service, mobil dan supir, security transportation, peralatan berat dan operatornya, pembukuan / keuangan dan Teknologi Informasi.
Menurut Sekjen Asosiasi Bisnis Alih Daya Indonesia, Sapto Satriyudo, (2007), volume bisnis industri alih daya (outsourcing) nasional dapat melampaui Rp 200 miliar per tahun. Angka ini di perkirakan terus naik di masa mendatang seiring kenaikan permintaan sumberdaya manusia berkualitas, baik dalam maupun luar negeri. Ditambahkan juga bahwa  tren global saat ini yang lebih memilih menggunakan sumberdaya manusia dari outsourcing memberi potensi pertumbuhan industri nasional untuk berekspansi. Tiap tahun pertumbuhan industri outsourcing ini naik 30 %.
Kementrian Negara Riset dan Teknologi (2002) pada websitenya menyatakan tentang IT Outsourcing yang   pengelolaannya tidak mudah. Kenyataan bagi kebanyakan perusahaan finansial, TI bukanlah merupakan fungsi yang menjadi keunggulan bisnis. Sehingga merupakan suatu pilihan logis bagi perusahaan finansial untuk menyerahkan pengelolaan divisi TI-nya kepada pihak ketiga yang memang memiliki kompetensi di bidang tersebut. Tujuan utama melakukan IT outsourcing (alih daya) adalah agar perusahaan dapat memfokuskan diri pada layanan inti dan keunggulan daya saingnya. Di samping itu, IT outsourcing juga memberikan berbagai nilai tambah lainnya, seperti peningkatan unjuk kerja (performance) operasional TI, tersedianya TI yang responsif dan siap mendukung kebutuhan bisnis, yang pada akhirnya akan dapat meningkatkan daya saing perusahaan. Alih daya ini dapat dibagi ke dalam tiga kategori, yaitu dari segi infrastruktur teknologi, aplikasi bisnis dan bisnis proses. Bila ketiga-tiganya diterapkan, maka suatu transformational outsourcing terjadi. Meskipun manfaat IT outsourcing sangat menarik, perlu disadari bahwa hal ini bukanlah proses yang mudah. Pemilihan vendor outsource haruslah dilakukan dengan cermat, dengan memperhatikan berbagai kriteria berikut:

1. Pemahaman terhadap kebutuhan bisnis klien
2. Pengalaman dan kompetensi sumber daya manusia
3. Adanya business case yang jelas
4. Adanya perjanjian service level yang jelas
5. Reputasi dan komitmen perusahaan outsourcer, mengingat kontrak IT outsourcing biasanya dilakukan untuk jangka panjang.

Kesimpulan
Kesuksesan Keunggulan Kompetitif suatu organisasi dengan menerapan IT Outsourcing, berdasarkan pertimbangan penerapan praktek-praktek outsourcing yang baik dapat menggunakan outsourcing life cycle yang dikembangkan oleh IT Governance Institute atau menggunakan PMBOK (Project Management Body of Knowledge) khususnya Procurement Management dan juga gabungan keduanya, semua kegiatan outsourcing dipengaruhi juga oleh triangle constraint (scope, cost dan time), komponen infrastruktur (people, process, technology) dan empat frame organisasi, untuk mencegah potensial resiko, sehingga organisasi dapat focus terhadap core businessnya.

http://www.indiasoftwaredevelopment.com/offshore-outsourcing-case-studies.asp
http://www.mygreenworld.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/outsourcing-management-on-information-system

Smaller IS

Smaller IS adalah jenis khusus dari manajemen proyek IT dengan skala kecil . Proyek ini ditandai oleh faktor-faktor seperti durasi pendek, ukuran anggaran dan keseimbangan antara waktu untuk memberikan proyek itu sendiri dan waktu untuk mengelola proyek itu sendiri.
Smaller IS Project memiliki rencana dasar yang bertujuan untuk membuat customer dan supplier mengerti tentang macam-macam tugas yang akan diambil alih dan mengemas informasi untuk dikeluarkan dari proyek tersebut dengan bar-chart yang sangat sederhana. Namun, apabila proyek yang diambil alih memiliki skala yang sangat kecil sekali, maka informasi yang dikeluarkan dikemas hanya dalam susunan tugas-tugas yang telah diselesaikan.
Jika dipandang dari segi laporan, pada Smaller IS Projects model pengiriman laporannya dilakukan secara rutinitas sesuai kinerja yang telah dilakukan.


Tantangan-tantangan yang ada apabila menggunakan Smaller IS yaitu :

1. Proyek harus dilakukan dengan cepat, sehingga kebijakan harus tepat
2. Sumber daya manusia harus khusus dan ahli pada bidangnya, karena pembagian job desk pada tim sangat sulit

Studi Kasus
Ada sebuah Universitas X sedang menghadapi system monitoring kerja praktek . Kendala yang dihadapi adalah para mahasiswa mengalamu kesulitan dalam menentukan tempat KP, perijinan KP, nilai KP, dan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan KP . Kemudian ada dosen yang membuat tentang software monitoring KP .
Dosen IT mulai merancang pembuatan software monitoring KP dengan mengimplementasikan seluruh data dari mahasiswa, dosen pembimbing, tempat KP, perijinan, jadwal KP, nilai, jadwal seminar, serta jadwal-jadwal yang lain yang berhubungan dengan KP dan dapat digunakan untuk semua mahasiswa dengan mudah karena berbasis web dan dosen tersebut menjadi admin dari software tersebut.

www.marketwatch.com/thetell/2012/02/09/whole-foods-smaller-is-more-profitable/